Danas već i ptice na grani pjevaju o preopterećenosti informacijama, ogromnoj količini podataka kojim nas redovito zasipaju i sve težim razdvajanjem žita od kukolja. To se uvelike odnosi i na e-mailove – često se iznenadim kad vidim kako ljudi upravljaju vlastitim inboxom i, općenito, e-mailovima, što spremaju i backupiraju, što automatski brišu i kako se u tome svemu snalaze. Prije Microsofta broj mailova s kojima sam se dnevno susretao je bio relativno malen i sve sam držao u glavnom direktoriju s nekoliko specifičnih poddirektorija. Zapravo, i e-mail sustav je bio drukčiji – radilo se o običnom POP3 principu u kojem se svi e-mailovi skidaju lokalno. prvenstveno zbog tadašnjih ograničenja na prostor na poslužitelju.
Danas sam itekako zadovoljan korisnik Exchange Servera, što je možda očekivano uzme li se u obzir gdje radim. Exchange omogućava držanje e-mailova na serveru i spremanje u lokalne mape, takozvane Personal Foldere (zapravo, to se može postići i na svakom klasičnom POP3 e-mail sustavu). Po dolasku u Microsoft, netko me upozorio da promislim kako ću si organizirati e-mailove, što ću držati na serveru, što ću spremati u lokalne mape, a što ću arhivirati. Nisam to shvaćao toliko ozbiljno (ne’š ti problema složiti mailove), ali na svu sreću sam odabrao dobar način, a on se može svesti na nekoliko konkretnih savjeta:
- Sve e-mailove na kojima nešto radim ili su mi nužni u svakodnevnom poslu držim na poslužitelju, odnosno u inboxu
- Sve e-mailove s kojima sam završio ručno pospremam u lokalnu mapu za trenutnu godinu
- Stare e-mailove iz lokalne mape arhiviram u posebne lokalne mape za svaku godinu
Zvuči jednostavno, ali iskreno, nisam vidio puno kolega sa sličnim principom. Rezultat ovakvog pristupa jest da u prosjeku imam 40-ak e-mailova na poslužitelju, odnosno u inboxu, što se sinkronizira i s mojim mobitelom, a mogu im pristupiti i preko Outlook Web Accessa. S druge strane, sve završene stvari lako pronalazim (ako mi uopće i trebaju) u lokalnoj mapi za trenutnu godinu. Ovako ni ne brišem e-mailove, samo ih pohranjujem u neki od poddirektorija lokalne mape, koji su pak organizirani za interne e-mailove po grupama i ljudima, te eksterne e-mailove po tvrtkama ili važnijim duljim projektima.
Lokalna mapa mi je za ovu godinu već narasla na više od 2 GB. Računajući to u broju e-mailova naprema broju radnih dana (recimo da je do sada bilo 225 radnih dana ove godine, više-manje, ne računajući godišnje odmore), saznao sam da sam dosad poslao 2826 mailova, što daje oko 12 poslanih e-mailova dnevno (zapravo, 12.56, ali teško mi je pojmiti tih 0.56 mailova poslanih svaki dan). A ove godine sam mijenjao posao i bio puno više van ureda. Gledajući samo primljene e-mailove i ne računajući kojekakve interne ili eksterne mailing liste ili distribucijske grupe, dobio sam oko 6400 mailova, što je više od 28 mailova dnevno. Pročitanih i odrađenih, na bilo koji način. Primjerice, samo u vezi WinDaysa sam ove godine primio 644 e-mailova od ljudi van ureda, znači ne-Microsoftovaca.
Toliko o količini informacija, a e-mailovi nisu jedina dimenzija komunikacije. Nema tog sustava koji će nam pomoći biti organizirani, ako se sami ne znamo organizirati. Naravno, svako zna kako njemu paše i kako je najproduktivniji, no čisto sumnjam da neki koncepti koje sam vidio imaju i “o” od organiziranosti… Kako vi organizirate svoje e-mailove i s kojom se količinom e-mailova svakodnevno nosite?